Zaaksysteem geintegreerd met de kaart bij Waterschap Rijn en IJssel

• Weer grip op het vergunningsproces
• Betere samenwerking tussen kantoor en het veld
• Sneller en betrouwbaarder toezicht
• Minder papier

Binnen het vergunningverleningsproces en specifiek de afdeling Vergunningsverlening en Handhaving wil WRIJ alle vergunningen digitaal kunnen inzien. Deze vergunningen staan al in het SharePoint-zaaksysteem, maar zijn voor de toezichthouder in het veld nauwelijks digitaal te raadplegen.

Hans Gerritsen, coördinator proces vergunningverlening en handhaving bij WRIJ: “Onze doelstelling is om efficiënter te gaan werken, o.a. door minder papier te gebruiken, en om grip te krijgen. We verlenen 700 vergunningen op jaarbasis, dat zijn vaak hele pakketten, waarover je allerlei bestanden moet bijhouden en controleren. Daar gaan zoveel papierstromen van binnen naar buiten, dat we geen grip hebben en geen overzicht van wat waar is vergund.”

One Fox heeft het zaaksysteem geïntegreerd met het Esri-platform op basis van de One Fox oplossing: Informatie op de Kaart. “Dit geeft ons de mogelijkheid om vergunning uit het zaaksysteem beschikbaar te stellen in ons Esri-platform. Het voordeel van deze koppeling is dat het standaard al SharePoint kan uitlezen en daarnaast volledig compatible is met Esri.”, aldus Rob de Groot, ICT-specialist bij WRIJ

Informatie op de kaart helpt hierin vooral met het delen van informatie van binnen naar buiten en weer terug: hoe krijgt iemand buiten inzichtelijk wat is vergund, waar de vergunningen liggen en waar niet. Dat op een hele simpele manier via de Collector app, zonder dat je stapels papier hoeft uit te printen, en Digitale Checklisten, zodat de informatie ook weer terugkomt naar kantoor en ons zaaksysteem.

Sneller en betrouwbaarder toezicht

Momenteel werkt een handjevol toezichthouders met de oplossing, aangevuld met de front-office en Hans als coördinator handhaving. Straks worden dat ca. 40 personen, uiteenlopend van mensen in het veld tot op kantoor. “Dankzij de Esri-kaartlaag en IODK is het mogelijk om de werkzaamheden in het veld te coördineren en te monitoren vanaf kantoor. De vergunningen zijn duidelijk zichtbaar, waar je ook bent, op kantoor en in het veld. Vanuit de procesbewaking merk ik dat het toezicht door de buitendienstmedewerkers sneller en betrouwbaarder is en het scheelt uiteraard veel papier, aangezien vergunningen niet meer worden afgedrukt en in de werkmap worden gestopt.”, aldus Hans.

Alle reacties tot nu toe zijn erg positief en de vraag vanuit toezichthouders om hiermee te werken is sterk Ze kunnen tenslotte zelf zien of er wel of geen vergunning is. Zeker bij bijv. draineringen scheelt dat veel telefoontjes over en weer, wat weer veel tijd en frustraties scheelt.

Medewerker Gerard Stoltenborg, servicemedewerker afdeling Onderhoud en Handhaving: “De puntjes op de kaart geven per status een duidelijk beeld, zo kan ik mijn werkdag goed inplannen en dankzij mijn gebiedskennis weet ik per dag waar ik toezicht moet houden. Het inzien van de vergunningen is een echte aanwinst. Ik zie direct alle informatie van de vergunning, maar ook de eventuele mailwisselingen die hebben plaatsgevonden tijdens de vergunningsaanvraag. Hierdoor kan ik direct beoordelen of de situatie conform vergunning is of dat er een overtreding is. Daarnaast scheelt dankzij de digitale manier van werken een pak aan papier meenemen, wat mij als buitendienstmedewerker zeer tevredenstelt.”